Czy podpisywać umowę powierzenia z firmą sprzątającą?

Należy zauważyć, że podejmując współpracę z firmą sprzątającą, my jako Administrator Danych Osobowych – ADO (art.4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) – RODO) nie zlecamy firmie sprzątającej przetwarzania danych osobowych. Charakter prac porządkowych nie wymaga przetwarzania danych osobowych w celu realizacji umowy. Nie zawieramy więc w takiej sytuacji Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (o której mowa w art.28 RODO).

Może dochodzić jednak do sytuacji, kiedy personel firmy sprzątającej może uzyskać dostęp do leżących na biurku dokumentów zawierających informacje poufne lub dane osobowe. Powinniśmy zabezpieczyć się na taką sytuację poprzez zawarcie w umowie zapisu o konieczności zachowania poufności przez firmę sprzątającą oraz zobligować ją do zawarcia podobnych umów z jej pracownikami.