Brakowanie dokumentów – Czy z firmą niszczącą dokumenty podpisujemy umowę powierzenia?

Z każdym dokumentem zawierającym dane osobowe, należy postępować zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – czyli RODO.

Art. 4 pkt 2 RODO definiuje przetwarzanie jako operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Przetwarzanie danych osobowych obejmuje również ich usuwanie i niszczenie czyli brakowanie. Firma niszcząca dokumenty przetwarza więc dane osobowe zawarte w tych dokumentach na zlecenie Administratora. Staje się podmiotem przetwarzającym – procesorem. Art. 28 stanowi o konieczności zawarcia umowy powierzenia przetwarzania z każdym podmiotem przetwarzającym, w której administrator zapewni odpowiednie sposoby realizacji zadania.

Jeśli Administrator dysponuje odpowiednimi środkami, nie jest wymagane niszczenie przez podmiot trzeci.

Jeśli dokumentacja nie zawiera danych osobowych, wówczas RODO nie ma zastosowania. Zawsze należy jednak zadbać o to, aby danych nie można było odtworzyć, nawet jeśli zawierają informacje archiwalne. Należy mieć na uwadze tajemnice firmy, które mogłyby z takich dokumentów wynikać.

Zalecane jest zatem zlecenie niszczenia takiej dokumentacji profesjonalnej firmie, która dodatkowo na okoliczność wykonanej operacji wystawi stosowny certyfikat / zaświadczenie.